Archieven en archiefbeheer zijn geen hippe onderwerpen maar toch hebben we thuis allemaal een archief. Na enige tijd gooit iedereen de meeste brieven, rekeningen en andere papieren weg. Sommige documenten willen we graag bewaren, soms ons leven lang. Soms ook worden ze doorgegeven aan de volgende generatie. Denk aan dagboeken, diploma’s, of fotocollecties. Provincies staan voor dezelfde vragen als wij allemaal, welke documenten kunnen weg en welke documenten moeten we bewaren en hoe lang. Sterker nog, provincies worden door de Archiefwet verplicht documenten te vernietigen.
Archieven hebben eeuwenlang in papieren vorm bestaan en omdat niet alles voor de eeuwigheid kan worden bewaard wordt er uit overheidsarchieven verplicht geselecteerd. Ruim 80 % van de archiefdossiers worden vroeg of laat vernietigd. De overige bijna 20% wordt langdurig bewaard, worden openbaar en geven een mooie doorkijk in het functioneren van de landelijke, regionale en lokale overheden. Wat en wanneer er wordt vernietigd en wat voor bewaring in aanmerking komt ligt al decennia lang vast in papieren vernietigings- of selectielijsten. Dit is een voor alle overheden wettelijk verplicht instrument om hun archieven te beheren en toegankelijk te houden.
De laatste 10 jaar heeft het digitale werken met al zijn elektronische hulpmiddelen zich sterk ontwikkeld. Hedendaagse archieven bestaan steeds meer uit digitale dan papieren documenten. Digitale archieven vragen om een andere manier van selecteren en waarderen. De provincies hebben voor dit doel gezamenlijk in IPO-verband Provisa ontwikkeld. Dit is de Provinciale Selectielijst Archieven. Het is een bijzondere selectielijst omdat niet langer een document wordt gemaakt, maar in een elektronische database bewaartermijnen voor documenten van provinciale processen worden vastgelegd. Provisa is de eerste elektronische selectielijst bij een Nederlandse overheid.
Contactpersoon: Erik Baas
